시간 관리를 위한 팁_Part 5

8. 서류 관리

자료는 세워서 보관하라.

책상 위에 서류가 쌓여 있다. 누군가가 서류를 요청하면 당신은 서류더미를 건네준다. 그러면 그 사람은 필요한 것을 골라내고 돌려준다. 당신은 그 파일을 어디에 두는가? 원래 있었던 것에 다시 두는가? 아마도 그렇게 하지 않을 것이다. 정말로 특이한 사람이 아니라면 그냥 맨 위에 올려놓을 것이다.
 

서류를 관리하는 사람이 당신 혼자라면 이런 것이 문제되지 않는다고 생각할지도 모른다. 그러나 문제는 우리 뇌가 무얼 어디 두었는지 계속 기억해야 한다는 것이다. (우리 뇌는 다른 중요한 일에 집중해야 하는데 말이다.) 그리고 얼마 동안 손대지 않다가 서류 더미에서 무언가를 찾아야 할 때는 결국 일일이 훑어보아야 한다는 것도 문제다. 그렇게 하면 주의가 산만해지기 딱 알맞다. 해결책은 분명하지만, 생각만큼 간단하지는 않다. 그 해결책이란 모든 것을 세워두거나 자료를 서류철에 철해두는 것이다. 눕혀서 쌓아놓지 말고 세워서 두는 시스템을 이용하라. 핵심은 모든 서류를 세워서 보관하고 팔을 뻗어서 닿는 거리에서 찾아보고 원래 자리에 둘 수 있게끔 하는 것이다.

엄마 말이 맞다. 방을 깨끗이 치워라.

말라 죽은 나무와 잡다한 문구로 뒤덮인 책상이 얼마나 많은가? 이것저것 넣어둔 서랍이나 벽장은 또 얼마나 많은가? 작업장이 엉망진창인 공장은 왜 그리 많은가? 문서보관실은 꼭 뭐 같은가? (당신 집 주차장은 어떤가?) 매일 이런 엉망인 곳에서 일하는 사람의 생산성을 어떨까? ‘사무실과 작업장을 청소하는 날’을 가져라. ‘잡동사니’에 책임이 있는 사람은 아예 허름한 옷을 입고 출근하게 하라. 점심 때 피자를 주문해도 좋고, 쓰레기 자루를 많이 준비해도 좋다. 그날은 지저분한 것을 없애고 낡은 것을 다 내버리는 날이다. 필요할 때 찾아서 쉽게 쓸 수 있도록 비품은 모두 분류해두어라. 서류함을 비우고, 책상의 서류를 없애고, 모든 것을 제자리에 두고, 선반이나 박스나 파일에 꼬리표를 붙여라.

 

9. 회의 관리
 

회의를 시작할 때 안건과 끝나는 시간을 다시 확인하라. 그러면 사람들이 집중하게 된다.

몇 년 전에 유능하기로 소문난 헬렌이라는 여성과 대형 훈련 프로젝트를 맡을 기회가 있었다. 헬렌의 회의 주재 솜씨는 아주 훌륭했다. “참석해주셔서 감사합니다. 회의는 O시에 끝날 겁니다.” 단체회의일 경우에 헬렌은 “토의 안건은 ～입니다”라고 말하여 좌중을 장악했고, 미리 배포한 안건을 재빨리 읽어준 후 “덧붙일 안건이 있습니까?”라고 물었다. 나와 단 둘이서 하는 회의일 때는 이렇게 말했다. “로빈, 다시 만나게 되어 반가워요. 회의를 시작하기 전에 시간과 안건을 체크해봅시다. 몇 시에 일어나야 하죠?” 이런 말 덕분에 우리는 회의에 집중할 수 있었다. 그리고 나서 헬렌은 나에게 “뭐, 좋은 의견 없습니까?”라고 공손히 물었다. 헬렌은 내 의견을 들은 후에 자기 의견을 내놓았다. 헬렌은 좀체 주제에서 벗어나지 않았고, 안건과 관계없는 이야기는 회의가 끝날 때까지 꺼내지 않았다.
 

늦게 오는 사람을 기다리지 말라. 늦는 사람이 사장일지라도.

‘그건 너무하잖아’라고 생각할지도 모른다. 그렇긴 하지만 나는 그렇게 해서 능률이 매우 오른 것을 봤다. 물론 제반 사정을 고려해야 하겠지만, 여기서 내가 무엇을 말하고자 하는지 생각해보았으면 한다. 대승적으로 생각해보라. 누가 늦는가? 지각하면 다른 사람의 능률, 회의의 효율, 조직의 문화에 어떤 영향을 미치는가? 여섯 아이를 키우면서 내 사고방식이 조금 영향을 받았는지도 모른다. 그러나 당신이 기대하는 대로 사람을 교육시키지 않으면 뿌린 대로 거두게 된다. 아이나 어른이나 마찬가지다.

회의를 소집한 사람이 늦으면 어떻게 해야 하나? 한 가지 방법은 그 사람 없이 시작하는 것이다. 다른 대안은 회의실을 떠나는 것이다. 지각하는 사람이 사장이라면 5～10분 가량 명예를 회복할 시간을 준 뒤 바로 업무에 복귀하라. “기다리지 않겠습니다. 우리가 시간을 허비하기를 바라시지 않을 줄 압니다”라고 쓴 메모나 다른 적당한 말을 남겨두는 방법도 있다. 그렇지만 너무 과해 직장을 바꿔야 하는 사태까지 갈지도 모르니 신중해야 한다. 하지만 나는 소신껏 행동하는 직원이 상사에게 존중받는다는 재미있는 사실을 발견했다. 불행히도 직원을 존중하지 않는 상사 밑에서 일한다면, 제대로 된 조직에 속해 있다고 말할 수 있을까?