시간 관리를 위한 팁_Part 4

5. 전화 관리
 

서서 통화하면 더 빨리 통화를 끝낼 수 있다.

서 있을 때는 에너지도 더 많이 소모되고, 말도 더 빨리 하게 된다. 통화를 빨리 끝내고 싶으면 서서 통화하라. 앉아 있으면 추진력이 생기지 않는다. 누구나 앉으면 쉬고 싶어한다. 목소리는 자세를 반영하기도 한다. 앉아서 이야기하면 대화의 템포가 한두 단계 느려진다. 앉아서 통화를 하다가 통화를 끝내고 싶을 때는 일어서라. 자세가 바뀌면 목소리도 달라진다. 그렇게 하면 속도감이 빨라진 것을 느낄 것이다.
 

전화를 걸기 전에 말할 내용을 간략히 준비하라. 용건을 빠뜨려서 다시 전화하는 일을 줄일 수 있다.

의논할 일이 한 가지 이상이면 전화하기 전에 의논할 주제를 적는 습관을 들이자. 나는 다이어리에 적어둔다. 나는 중요한 전화나 예정된 전화(전화 회의 같은 것)일 때는 전화하기 전날 미리 목록을 점검한다. 가장 중요한 것을 다이어리에 적어두면 쩔쩔매며 다시 전화하는 일이 없을 것이다.

6. 컴퓨터 활용하기

컴퓨터 바탕화면에 있는 잡다한 아이콘을 지우고, 자주 쓰는 프로그램 아이콘만 남겨라.

컴퓨터에 새 프로그램을 설치하면 바탕화면에 새 아이콘이 만들어진다. 얼마 안 있어 바탕화면이 어지러운 천연색 도미노 판처럼 보이기 시작하면 매일 필요한 아이콘을 찾으라고 헤매야 한다. 실제로 사용하는 것은 이 중에서 몇 개일 뿐이다. 나머지 프로그램은 바탕화면에 있을 필요가 없다. 바탕화면에서 없어져도 시작 버튼과 프로그램 버튼만 클릭하면 실행할 수 있다.
 

매주 컴퓨터의 새로운 기능을 배우겠다는 목표를 정하라. 펜티엄 컴퓨터를 286처럼 쓰는 사람들이 많다.

탐구 정신을 가져라. 남들이 하는 것을 보고, 설명해달라고 하라. 컴퓨터 전문가가 와서 컴퓨터를 뜯어놓고 수리할 때 그냥 보내지 말고 잘 보고 무언가를 배워라.

 

7. 이메일 관리

메일 알림 버튼은 꺼라. 하루에 메일을 읽는 시간을 정해두자.

대부분의 사람들은 업무에 집중하는 훈련이 되어 있지 않아 조금만 시끄러워도 집중력이 깨진다. 그것은 메일을 엿보는 것과 약간 비슷하다. 메일에는 청구서도, 연애편지도, 해외뉴스도 있을 수 있다. 그런데 지금 중요한 일은 무엇인가? 매일 읽는 시간을 정해두자. 받은 메일을 확인하는 것이 중요하다면 낮에, 즉 점심 먹기 전이나 후 한 번, 그리고 오후 늦게 한 번 확인하는 것으로 충분하다. 정말로 시간을 다투는 일일 때에는 이메일로 알리지 않는다. 전화나 팩스가 아직은 훨씬 빠른 연락 방법이다.